Association ou club : pouvez-vous organiser un voyage sans immatriculation ?

Sortie plongée en mer Rouge, semaine de randonnée aux Canaries, stage de trail en montagne : beaucoup de clubs organisent chaque année un voyage pour leurs membres. La question de l'immatriculation se pose rarement au départ. Elle devient pressante le jour où un prestataire fait défaut, où un·e participant·e se blesse, ou quand le club doit avancer plusieurs milliers d'euros d'acomptes.

Le principe : vendre un forfait suppose une immatriculation

Un voyage qui combine au moins deux types de services, par exemple le transport et l'hébergement, ou l'hébergement et des plongées encadrées par un centre, pour plus de 24 heures ou avec une nuitée, peut constituer un forfait touristique au sens de l'article L211-2 du Code du tourisme. Organiser et vendre des forfaits est réservé aux opérateurs immatriculés au registre tenu par Atout France, qui disposent d'une garantie financière et d'une assurance de responsabilité civile professionnelle.

Le statut associatif ne dispense pas, en lui-même, de ces règles. Les associations sont concernées par l'immatriculation dès lors qu'elles organisent ou vendent des voyages, sauf dérogation.

Les dérogations prévues pour les associations

L'article L211-18 du Code du tourisme prévoit des cas dans lesquels certains organismes sans but lucratif n'ont pas à s'immatriculer. Les principaux, tels que les présentent les guides pratiques destinés aux associations, sont les suivants :

• les voyages liés à leur fonctionnement, organisés à l'occasion de leurs assemblées générales, ou des voyages exceptionnels liés au fonctionnement de l'association et organisés pour leurs adhérent·es ;
• l'appartenance à une fédération ou à une union déclarée qui assure le cadre requis pour ses membres, selon les conditions prévues par les textes ;
• certaines activités spécifiques, comme les accueils collectifs de mineurs à caractère éducatif sur le territoire national, ou la gestion de villages de vacances et de maisons familiales agréés.

Ces dérogations sont d'interprétation stricte. Elles visent des voyages liés à la vie de l'association et réservés à ses membres, pas une activité régulière de voyages ouverte au public.

Quand la dérogation ne suffit plus

Plusieurs situations sortent du cadre des voyages exceptionnels :

• le club organise plusieurs voyages par an, ou un voyage chaque année qui fait partie de son offre ;
• le voyage est ouvert à des non-adhérent·es, ou les participant·es adhèrent seulement pour pouvoir partir ;
• un·e moniteur·rice ou un·e coach indépendant·e organise le voyage pour ses propres élèves, en dehors du cadre d'une association ;
• le voyage dégage une marge ou rémunère l'organisateur·rice.

Dans ces cas, le voyage peut relever de la réglementation des forfaits, avec les obligations d'un organisateur : garantie financière, contrats et information précontractuelle, responsabilité de la bonne exécution des services compris dans le forfait.

Le risque le plus concret : la trésorerie du club

Au-delà de la règle, le point faible du voyage de club est souvent financier. Le centre de plongée ou le lodge demande un acompte plusieurs mois à l'avance, versé depuis le compte du club avant que les inscrit·es aient payé. Si le voyage est annulé, si un prestataire fait faillite ou si des membres se désistent, c'est la trésorerie de l'association qui encaisse le choc, sans garantie financière pour rembourser les participant·es.

Trois façons d'organiser le voyage du club

Rester dans le cadre des voyages exceptionnels

Possible pour une sortie ponctuelle réservée aux membres, en respectant strictement les conditions des dérogations. Le club reste exposé sur sa trésorerie et sa responsabilité.

Acheter un séjour au catalogue d'un voyagiste

Plusieurs voyagistes sportifs proposent de privatiser leurs séjours pour un club. C'est simple, mais le club ne choisit plus ses prestataires et perd la main sur le programme.

Faire porter le voyage par une agence immatriculée

Le club garde son centre partenaire, son programme et ses encadrant·es. L'agence commercialise le voyage sous son immatriculation, encaisse les inscriptions sous sa garantie financière et règle les prestataires : le compte du club n'avance plus les acomptes. C'est le portage que nous proposons aux associations, aux clubs et aux coachs, pour une commission de 10 à 15 % du prix de vente.